يجب أن يتم تسجيل السفينة بناءً على تصريح صاحبها أو المتفرغ له وقبول من يجري التسجيل لصالحه أمام رئيس الميناء أو الكاتب العدل، مع تضمين البيانات الجوهرية المحددة في التصريح والقبول.
يجري التسجيل بناء على تصريح صاحب السفينة أو المتفرغ له عن حق فيها وعلى قبول الشخص الذي يجري التسجيل لصالحه. ويتم كل من التصريح والقبول أمام رئيس ميناء التسجيل فينظم بذلك محضراً. ويجوز أن يتما أمام الكاتب العدل بصك رسمي يبلغ إلى رئيس الميناء. ويشترط في التصريح والقبول أن يحويا: 1 ـ بيان السفينة التي يتناولها التسجيل برقم صحيفة السجل. 2 ـ هوية المالك أو صاحب الحق المتفرغ عنه والمنتفع من التسجيل المنوي إجراؤه. 3 ـ بيان نوع الحق المعد للتسجيل. 4 ـ بيان طريقة الشراء والثمن عند الاقتضاء. 5 ـ وعند الاقتضاء أيضاً بيان الأحكام الخاصة المدرجة في الاتفاق (مبلغ دين الدائن، معدل الفائدة، العمولة، النقود أو العملة المشترطة، كيفية التأدية قبل الاستحقاق) أو الشروط التي تقيد التصرف أو الشروح المطلوب تسجيلها مع بيان الحق الرئيسي. لا يلزم أي تصريح إذا كان المستدعي يستند إلى القانون أو إلى حكم اكتسب قوة القضية المقضية أو إلى صك يخول حكماً حق التسجيل.