المستندات التي تبرز في الدعوى يجب أن تُرفع من الإضبارة وتُقيد في دفتر السندات ثم تُحفظ في مكان أمين مخصص، وفي حال عدم توافره تُسلَّم للجهة الأمينة المختصة؛ وإهمال ذلك يعرّضها للضياع ويخلّ بحسن سير العدالة.
يتوجب رفع المستندات التي تبرز في الدعاوى من إضباراتها وحفظها في الصندوق الحديدي وذلك بعد تسجيلها في دفتر السندات وفي حال عدم توفر الصناديق الحديدية تسليمها إلى دوائر الأمانات المناقشة: اتضح من تقارير التفتيش أن بعض المساعدين يهملون أمر السندات التي تبرز في الدعاوى فلا تحفظ في صندوق حديدي ولا تسجل في دفتر الأمانات ولا تسلم إلى دوائر الأمانات عند عدم وجود هذه الصناديق مما يقضي إلى فقدانها وضياع المسؤولية. ولما كان حسن سير الأعمال وصيانة حقوق المتداعين يوجبان المحافظة على الوثائق المبرزة التي عيها مدار الحكم في الدعوى فإننا نلفت نظر رؤساء الكتاب إلى ضرورة رفع المستندات من إضباراتها وحفظها في الصندوق الحديدي وذلك بعد تسجيلها في دفتر السندات وفي حال عدم توفر الصناديق الحديدية تسليمها إلى دوائر الأمانات مؤكدين ما سبق إذاعته من بلاغات في هذا الصدد