العبرة في الرسمية ليست بتوقيع ذوي العلاقة، بل بصدور السند عن موظف مختص ضمن حدود اختصاصه وبالشكل الذي يفرضه القانون؛ فإذا كانت الحجية قائمة حصراً على توقيع الأطراف، انتفت عنه الرسمية.
الاسناد الرسمية هي التي ينظمها الموظف في حدود اختصاصه وطبق الاوضاع القانونية المقررة ليثبت ما تلقاه من ذوي العلاقة. و الصفة الرسمية مستمدة من القانون نفسه ولو خلا السند من توقيع ذوي العلاقة. اذا كانت قيمة السند لا تعتمد الا على توقيع اصحابها وبدون ذلك لا يمكن الاحتجاج بها فانها تفقد صفتها الرسمية و تصبح اوراقا خاصة